職場(chǎng)E-mail使用規(guī)則技巧

職場(chǎng)E-mail使用規(guī)則技巧

1、不要越級(jí)發(fā)郵件

E-mail的最重要特征就是容易被轉(zhuǎn)發(fā)，這一點(diǎn)對(duì)于喜歡越級(jí)E-mail的“小聰明們”來(lái)說(shuō)是致命的。

2、保留好發(fā)送E-mail的證據(jù)

有時(shí)候E-mail可能因網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題不能按時(shí)送達(dá)，也可能不小心被收件者刪掉了，或者收件者根本就是故意說(shuō)沒(méi)收到，怎么辦？在發(fā)E-mail時(shí)給自己抄送一份就得了，或者保留在發(fā)件箱里。同樣，其他人發(fā)給你的工作E-mail也要保留三個(gè)月以上再考慮永久刪除，以備發(fā)生問(wèn)題時(shí)“對(duì)質(zhì)”。

3、不要轉(zhuǎn)發(fā)不該轉(zhuǎn)發(fā)的E-mail

同樣，假如你收到了某某同事發(fā)來(lái)的帶有偏見(jiàn)內(nèi)容的E-mail，你做到自己知道就行了，并深深感謝他的信任，不要到處轉(zhuǎn)發(fā)或復(fù)制粘貼，更不要為證明“這不是我說(shuō)的，是XX說(shuō)的”而當(dāng)著他人面打開(kāi)E-mail頁(yè)面，你就變成了辦公室的不良信息傳播者，失去了同事最起碼的信任。

4、讓E-mail幫助自己樹(shù)立勤奮形象

不能半夜給客戶打電話談價(jià)格，不能在出差途中、火車(chē)上給老板打電話匯報(bào)情況，怎么辦？很簡(jiǎn)單，發(fā)E-mail啊，只管在晚上零點(diǎn)之后給客戶、老板發(fā)E-mail談工作吧，當(dāng)他們收到時(shí)會(huì)為你的勤奮感動(dòng)的！同樣，在不方便打電話的時(shí)候打開(kāi)手機(jī)給客戶、老板發(fā)E-mail，說(shuō)一句：我在火車(chē)上，周?chē)容^亂，在用手機(jī)發(fā)E-mail……老板最喜歡這樣的員工了。

5、私人E-mail躲開(kāi)公司網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控

很多公司都有網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控一說(shuō)，我們就寧可信其有吧。我們總有點(diǎn)私事吧，躲開(kāi)監(jiān)控也不難，可以用擅發(fā)E-mail的手機(jī)，隨時(shí)隨地上網(wǎng)，發(fā)送接收都可以避開(kāi)公司的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控。比如跟戀人談?wù)勄檎f(shuō)說(shuō)愛(ài)，或者跟培訓(xùn)班的老師發(fā)發(fā)作業(yè)，都很方便。

6、不要忘記正確“抄送”和“密送”

當(dāng)需要把文件傳達(dá)給其他人時(shí)，固然要抄送到每位，但別忘了要抄送到主管上級(jí)、老板那里，雖然他可能根本沒(méi)有時(shí)間看，但這種“以資證明”的行為不可缺少。尤其是你想表?yè)P(yáng)你的下屬或團(tuán)隊(duì)的時(shí)候，這種抄送更是比表?yè)P(yáng)本身還重要。

7、不要忘記E-mail的正確收發(fā)時(shí)間

同一個(gè)E-mail前后10分鐘發(fā)送可能就影響大局。把手機(jī)的E-mail收發(fā)設(shè)置短信一樣的提醒聲音；對(duì)于需要在確定的時(shí)間點(diǎn)上發(fā)送出去的重要E-mail可以在手機(jī)的備忘錄中將其記錄下來(lái)，一到時(shí)間就會(huì)提醒你。老板可以說(shuō)沒(méi)有看到E-mail，但你不能說(shuō)你沒(méi)有發(fā)。動(dòng)一動(dòng)手指頭不麻煩，幫你省掉無(wú)數(shù)的誤會(huì)、責(zé)備。